Kjøpmannshuset
Bransje: Dagligvarehandel 
Oppdrag: Drifts- og styringsmodell
Bakgrunn
SPAR og Joker gjennomførte en strategiprosess der Rokade bisto. I prosessen kom det tydelig frem at en revisjon av drifts- og styringsmodellen var nødvendig for å gjennomføre de strategiske beslutningene som ble lagt.
Den daværende styringsmodellen var ikke gjennomgående i hele organisasjonen. Både horisontalt og vertikalt i organisasjonen opererte man med mange og ulike målstyringsparametere. Disse ble oppfattet som komplekse og ikke relatert til den daglige driften. De ulike partene i organisasjonen hadde liten eller ingen påvirkning på de mange måleparameterne.
Utfordringene med drifts- og styringsmodellen gjorde at man hadde ulik tilnærmingsmetode og dermed store forskjeller i gjennomføring i organisasjonen. Oppfølgingen var varierende i alle ledd, og organisasjonen var ikke tilrettelagt for den utvikling som den nye strategien ønsket.
SPAR og Joker manglet en felles standard for implementering og innfrielse av strategien som var lagt. Revidering av drifts- og styringsmodell ble satt som et viktig fokusområde i strategien, og måtte innføres omgående for å tilrettelegge for gjennomføring av resten av strategien. Det ble derfor opprettet et prosjekt for dette. Rokade bisto med metodikk og prosjektledelse.
Gjennomføring
Hovedmålet med den nye drifts- og styringsmodellen, var å få et verktøy som får hele organisasjonen, fra butikkansatt til kjededirektør, til å jobbe som en samlet enhet mot felles mål. Dette betydde i praksis at den enkelte ansatte i butikken ville bli målt på de samme parametrene som administrerende direktør, bare aggregert på et høyere nivå. Hver medarbeider vil da forstå hvordan den enkelte kan bidra til å påvirke driften og måloppnåelse. Samtidig skulle modellen ta hånd om alle aspektene for en drifts- og styringsmodell; måleparametere, styringsdokumenter og møte- og styringsfora.
En prosjektgruppe ble opprettet, med representanter fra både Joker og SPAR innen drift, økonomi/regnskap og forretningsutvikling. Ledergruppen ble satt som styringsgruppe, da prosjektet ble ansett som svært viktig og de fleste beslutningene uansett måtte bli tatt av ledergruppen.
Etter fire måneders jobbing, var den komplette drifts- og styringsmodellen ferdig på ”tegnebrettet”. Modellen viste nye styringsparametere, ledelses- og koordineringsfora og styringsdokumenter for hele driftsorganisasjonen. Implementeringen i organisasjonen kunne nå begynne.
Resultat
Hele driftsorganisasjonen får nå ferdig genererte rapporter for alle nivåer, fra kjøpmann og opp til administrerende direktør. De nye styringsmåltallene og KPIene har satt seg i organisasjonen, og budsjettering skjer i henhold til ny modell.
Felles styringsdokumenter synliggjør hvordan den enkelte medarbeider på alle nivåer kan påvirke måltallene og driverne bak. De gir forslag til hvordan organisasjonen kan jobbe med negative avvik i måltall. Tiltak for håndtering av negative avvik utgjør handlingsplanen som utarbeides på alle nivåer i organisasjonen.
Organisasjonen har nå løpende kontroll på de viktigste styringsparametrene, på alle nivåer, både opp mot budsjett, fjoråret og mot beste praksis. Identifiserte avvik i forhold til budsjett vil generere tiltak, og oppfølgingen skjer gjennom definerte ledelses- og koordineringsfora.
SPAR og Joker har nå et kraftfullt verktøy til å styre organisasjonen dit de ønsker i henhold til strategien. Hele organisasjonen jobber mot et felles mål, med definerte måltall og KPIer, og etter definert beste praksis. Dette muliggjør videre løpende benchmarking mellom butikker, driftsledere og regioner.
Administrerende direktør Thorbjørn Theie oppsummerte prosjektet som følger; ”Resultatet fra prosjektet rundt drifts- og styringsmodellen er den største tilveksten i Kjøpmannshusets historie”.
Drifts- og styringsmodellen vil utvikle seg videre i organisasjonen. Det er ønskelig at den enkelte ansatte på butikknivå skal involveres ytterligere i modellen, ved innføring av Butikkhjulet. Gjennom Butikkhjulet, vil de ansatte bli målt på de ulike KPIene og måltallene, og få en egen handlingsplan for påvirking av de ulike parameterne.
Det er også ønskelig at resten av organisasjonen, herunder Kategori/Marked, HR og Forretningsutvikling skal over på ny drifts- og styringsmodell i løpet av kort tid, slik at hele organisasjonen jobber i henhold til ny modell.
Les mer om strategi og forretningsutvikling
